Checkliste Mitarbeitergespräch ✅ Führungsgespräch, Personalgespräch (2024)

"Gerade die etwas schwierigen Führungsgespräche und Mitarbeitergespräche (Kritikgespräche, Trennungsgespräche, Low Performer etc.) liefen bei nicht allen unseren Führungskräften wirklich rund. Die Trainingsreihe mit Ihren beiden Trainern und auch Ihre Checklisten, Vorlagen und Musterbeispiele haben all unseren Vorgesetzten wichtige Impulse gegeben. Insbesondere die Checkliste Mitarbeitergespräch und die Checkliste Gehaltsgespräch wird von unseren Vorgesetzten heute zur Vorbereitung sehr intensiv eingesetzt."

Arbeitshilfen: Muster-Vorlagen, Leitfäden, Checklisten und Beispiele für Mitarbeitergespräche

Checklisten, Vorlagen und Beispiele zur Vorbereitung und Führung von Kritikgespräch, Kündigungsgespräch / Trennungsgespräch, Leistungsbeurteilungsgespräch / Feedbackgespräch, Probezeitgespräch, Wiedereinstiegsgespräch / Reintegrationsgespräch, Krankenrückkehrgespräch / Fehlzeitengespräch, Gehaltsgespräch, Delegationsgespräch und Zielgespräch

Vorleben, Vorbild sein, Entwicklung ermöglichen, Mitarbeiterzentrierung, Motivierung, Kontrolle, Sanktionierung, Erfolgsorientierung… Mitarbeiterführung umfasst vieles, über was sich zum Teil die Geister scheiden. Doch in einem Punkt stimmen alle überein: Mitarbeiterführung ist in erster Linie Kommunikation.

Mitarbeiterführung durch Mitarbeiter- und Führungsgespräche

Zur Mitarbeiterführung gehören daher Mitarbeitergespräche und Führungsgespräche zu den unterschiedlichsten Themen und Anlässen: Kritikgespräch, Gehaltsgespräch, Zielgespräch, Delegationsgespräch, Kündigungsgespräch bzw. Trennungsgespräch, Leistungsbeurteilungsgespräch bzw. Feedbackgespräch, Wiedereinstiegsgespräch bzw. Reintegrationsgespräch, Rückkehrgespräch, Krankenrückkehrgespräch bzw. Fehlzeitengespräch und Probezeitgespräch.

Für all diese Personalgespräche finden Sie hier Checklisten, Muster-Vorlagen, Beispiele, Gesprächsleitfäden und Arbeitshilfen.

Solide Vorbereitung und souveräne Führung von Personalgesprächen

Für alle Führungsgespräche gilt: Keinesfalls „so nebenbei“, keinesfalls „zwischen Tür und Angel“ und keinesfalls spontan. Sinn und Zweck von Mitarbeitergesprächen ist es, etwas zu bewegen, etwas zu verbessern und damit auch etwas zu verändern. Dafür ist eine solide Vorbereitung und eine souveräne Führung des Personalgesprächs erfolgsentscheidend.

1. Checklisten für „schwierige Mitarbeitergespräche“

Diese Mitarbeitergespräche sind vielleicht nicht wirklich für jede Führungskraft schwierig, aber sie gehören auch sicher nicht zu den besonders angenehmen Personalgesprächen: Kritikgespräche, Kündigungsgespräche bzw. Trennungsgespräche.

1.1 Checkliste Kritikgespräch

Kritikgespräche dienen dazu, Mitarbeiter auf mögliches Fehlverhalten oder mangelnde Arbeitsleistung hinzuweisen. In einem sachlich geführten Austausch wird dem Mitarbeiter klar aufgezeigt, welche Erwartungen an ihn gesetzt werden und in wie weit seine Leistung oder sein Verhalten davon abweicht. Ein Kritikgespräch soll mit einer konstruktiven Grundhaltung geführt werden und motivierende Effekte auf Ihren Mitarbeiter haben. Diese Checkliste wird Ihnen dabei helfen, das nächste Gespräch über eine für beide Seiten erfreuliche Veränderung zu führen. Download der Checkliste für das Kritikgespräch: » Kritikgespräch

1.2 Checkliste Kündigungsgespräch / Trennungsgespräch

Die Trennung von Mitarbeitern ist für keinen Beteiligten angenehm. Weder für Sie als Vorgesetzten, der die Nachricht überbringt, und erst recht nicht für den Mitarbeiter, der seinen Arbeitsplatz verliert. Zur Information des Mitarbeiters ist das Gespräch das fairste Mittel, eine solch unangenehme Nachricht zu überbringen. Weil „der letzte Eindruck bleibt“, ist es besonders wichtig, gut vorbereitet in das Trennungsgespräch zu gehen. Diese Checkliste hilft Ihnen dabei. Download der Checkliste für das Kündigungsgespräch bzw. Trennungsgespräch: » Trennungsgespräch

2. Checklisten für anlassbezogene Mitarbeitergespräche

2.1 Checkliste Reintegrationsgespräch / Wiedereinstiegsgespräch

Wiedereinstiegsgespräche sind ein wichtiges Instrument der Personaleinsatzplanung einerseits und der Personalentwicklung und Karriereplanung andererseits. Sie dienen dem erfolgreichen Wiedereinstieg des Arbeitnehmers, beispielsweise nach dem Ende der Elternzeit oder bei der Rückkehr von Expats aus Auslandseinsätzen („Reintegrationsgespräch“). Durch das frühzeitig geführte Gespräch über den geplanten Wiedereinstieg des Arbeitnehmers und über dessen voraussichtliche, zukünftige Aufgabengebiete unterstützen Sie die Planungssicherheit: für das Unternehmen und für den Mitarbeiter. Diese Checkliste hilft Ihnen, Wiedereinstiegsgespräche und Reintegrationsgespräch solide vorzubereiten und souverän zu führen. Download der Checkliste für das Reintegrationsgespräch / Wiedereinstiegsgespräch: » Wiedereinstiegsgespräch

2.2 Checkliste Rückkehrgespräch

Rückkehrgespräche sind, wie auch die Wiedereinstiegsgespräche, ein wichtiges Instrument der Personaleinsatzplanung. Sie unterstützen den bereits im Wiedereinstiegsgespräch geplanten, erfolgreichen Einstieg von Berufsrückkehrern – in der Regel nach dem Ende der Elternzeit. Das Rückkehrgespräch ist üblicherweise eines von mehreren persönlichen Gesprächen des künftigen Vorgesetzen, beziehungsweise eines Verantwortlichen der Personalabteilung, mit dem Mitarbeiter vor und während der Abwesenheit in der Familienphase. Der Zeitpunkt für diese Personalgespräche reicht von der Bekanntgabe der Schwangerschaft oder des Planes für die Elternzeit bis zur Rückkehr ins Unternehmen. Diese Checkliste unterstützt Sie bei Vorbereitung und Führung des Rückkehrgespräches. Download der Checkliste für das Rückkehrgespräch: » Rückkehrgespräch

2.3 Checkliste Personalgespräch zum Ende von Probezeit oder Befristung

In der Probezeit wird insbesondere geprüft, ob der neue Mitarbeiter den Aufgaben der Position gewachsen ist und ob er gut in das Team und zum Unternehmen passt. Der Arbeitnehmer prüft seinerseits, ob die neu angetretene Stelle und das Unternehmen seinen Vorstellungen entsprechen. Vor dem Ende der Probezeit wird eine Entscheidung getroffen, ob der neue Mitarbeiter im Unternehmen verbleibt oder nicht. Das Personalgespräch zum Ende der Probezeit dient dazu, auf Basis der gegenseitigen Beurteilung zu einer Entscheidung zu kommen und die Gründe hierfür zu besprechen. Zum Ablauf einer Befristung stehen ähnliche Entscheidungen an. Diese Checkliste unterstützt Sie bei der Vorbereitung und Durchführung von Entscheidung und Personalgespräch. Download der Checkliste für das Personalgespräch zum Ende von Probezeit oder Befristung: » Ende Probezeit / Befristung

2.4 Checkliste Fehlzeitengespräch / Krankenrückkehrgespräch

Krankenrückkehrgespräche können ein wichtiges Führungsgespräch sein um zu ergründen, ob Arbeitnehmer, die sich öfters oder länger arbeitsunfähig gemeldet haben, aufgrund betrieblicher Umstände krank geworden sind, oder es ob möglicherweise andere Ursachen für das Fehlen des Arbeitnehmers gibt. Durch geeignete Form und Durchführung dieses Personalgesprächs können Sie den Arbeitnehmer motivieren und seinen Wiedereinstieg nach der Krankheit erleichtern. Diese Checkliste hilft Ihnen, Fehlzeitengespräche und Krankenrückkehrgespräche zu führen und vorzubereiten. Download der Checkliste für das Krankenrückkehrgespräch: » Krankenrückkehrgespräch

3. Checklisten und Vorlagen für Gehaltsgespräche

3.1 Checkliste Gehaltsgespräch führen

Diese Checkliste unterstützt Sie bei der Vorbereitung eines Gespräches mit einem Mitarbeiter über dessen Gehalt. In dieser Checkliste werden folgende Aspekte angesprochen: • Rahmenbedingungen • Inhaltliche Vorbereitung • Organisatorische Vorbereitung • Tipps zum Gesprächsablauf. Platz für die stichwortartige Dokumentation der Ausgangssituation sowie der Ergebnisse dieses Führungsgesprächs bietet Ihnen die folgende Muster-Vorlage. Download der Checkliste für das Gehaltsgespräch: » Checkliste Gehaltsgespräch

3.2 Muster-Vorlage zum Gehaltsgespräch

Diese Muster-Vorlage ergänzt die vorstehende Checkliste. Sie können diese Arbeitshilfe sowohl zur Vorbereitung als auch während dieses Führungsgesprächs einsetzen, um dort einheitlich und übersichtlich Ihre Notizen festzuhalten. Am Ende des Gehaltsgesprächs können Sie den Arbeitnehmer bitten, die notierten Ergebnisse zu lesen und gegenzuzeichnen. Damit haben Sie gleichzeitig eine Dokumentation des Gehaltsgesprächs. In dieser Muster-Vorlage können Sie folgendes notieren: • Rahmendaten des Gesprächs • Wesentliche Stichpunkte zur Beurteilung und zu angestrebten Maßnahmen • Überblick zur derzeitigen Vergütung • Veränderungsvorschläge • Gesprächsergebnisse • Genehmigung durch die Geschäftsleitung. Download der Muster-Vorlage für das Gehaltsgespräch: » Muster-Vorlage Gehaltsgespräch

4. Checklisten, Formulare und Muster für Zielgespräche

Zwei Checklisten und eine Muster-Vorlage unterstützen Sie bei der Vorbereitung und Durchführung der Zielgespräche.

4.1 Checkliste Zielvereinbarungsgespräch

Sie erhalten mit dieser Checkliste Unterstützung bei der Führung von Zielvereinbarungsgesprächen: Inhaltliche Vorbereitung auf das Zielvereinbarungsgespräch, organisatorische Gesprächsvorbereitung, Tipps und Hinweise zur Gesprächsführung. Die Checkliste beinhaltetet auch einen Muster-Leitfaden für das Zielvereinbarungsgespräch. Download der Checkliste inkl. Muster-Gesprächsleitfaden: » Zielvereinbarung

4.2 Muster-Vorlage Zielvereinbarungsgespräch

Diese Muster-Vorlage für das Zielvereinbarungsgespräch berücksichtigt mehrere Ziele sowie die ggf. zur Ausschüttung kommende variable Vergütung bei den jeweiligen Zielerreichungsgraden. Die Muster-Vorlage ist auch bei Einsatz der Zieloptimierung nutzbar. Die jeweilig geplanten Maßnahmen des Mitarbeiters werden mit Blick auf die gegebenenfalls detailliertere Maßnahmenplanung nur stichwortartig festgehalten. Download der Muster-Vorlage für das Zielvereinbarungsgespräch: » Formular Zielvereinbarung

4.3 Checkliste Zielerreichungsgespräch

Das Zielerreichungsgespräch ist ein häufig vernachlässigtes Führungsgespräch. Das Zielerreichungsgespräch ist eine ausgezeichnete Gelegenheit, um erzielte Verbesserungen zu vergegenwärtigen und um Erfolge zu feiern. So gibt dieses Führungsgespräch wertvolle Impulse für die Motivation in der kommenden Zielperiode. Diese Checkliste unterstützt Sie bei der Beurteilung der Zielerreichung des Mitarbeiters. Themen: Inhaltliche Vorbereitung auf das Zielerreichungsgespräch, organisatorische Gesprächsvorbereitung, Tipps und Hinweise zur Gesprächsführung. Am Ende der Checkliste finden Sie einen Muster-Leitfaden für das Zielerreichungsgespräch. Download der Checkliste inkl. Muster-Gesprächsleitfaden: » Zielerreichung

5. Checkliste für Delegationsgespräche

5.1 Checkliste Delegationsgespräch: Erfolgreich Delegieren

Das Delegieren von Aufgaben und Projekten zählt zu den zentralen Aufgaben einer Führungskraft. Delegationsgespräche sind wichtige Führungsgespräche. Die Checkliste Delegationsgespräch unterstützt Sie bei der Einschätzung der zum Delegieren geeigneten Aufgaben und Personen und gibt Tipps zum Prozess des Delegierens. Darüber hinaus enthält sie Tipps für das Feedbackgespräch nach Abschluss der Aufgabe, die delegiert wurde. Download der Checkliste inkl. Tipps: » Erfolgreich Delegieren

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