Te explicamos qué es el proceso administrativo de una organización o empresa y su importancia. Además, cuáles son sus cuatro etapas.
¿Qué es el proceso administrativo?
Elproceso administrativoes unconjuntodefunciones administrativas dentro de una organización u empresa que buscan aprovechar al máximo losrecursosexistentes de forma correcta, rápida y eficaz.
El proceso administrativose compone de cuatro etapas elementales: planeación, organización, ejecución y control. A través de ellas, los miembros de una empresa buscan alcanzar las metas u objetivos propuestos.
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Origen del proceso administrativo
El proceso administrativo fue detallado por Henry Fayol, ingeniero francés, que describió sus fases y características en su obra: “Administración industrial y general” (1916).
Fayol se basó en su experiencia dentro de la compañía de hierro y carbón francesa, Compagnie Commentry Fourchambault et Decazeville (allí ocupó puestos técnicos y luego gerenciales desde 1888 a 1918); y en sus estudios en el campo de la administración. Para Fayol, el factor humano es la pieza fundamental en el funcionamiento de las empresas y el cumplimiento de metas y objetivos.
En“Administración industrial y general” estableció las seis funciones de toda empresa industrial (técnicas, administrativas, contables, comerciales, financieras, de seguridad) y definió a las funciones administrativas como las encargadas de coordinar y sincronizar a las otras cinco funciones. Dentro de las funciones administrativas desarrolló las cuatro etapas para un proceso administrativo eficiente y correcto.
Además, describió catorce principios para aplicar dentro de las empresas: jerarquía de mando, orden, disciplina, equidad, división del trabajo, justa remuneración, trabajo en equipo, iniciativa, estabilidad del personal, unidad de dirección, centralización, subordinación del interés particular al general, autoridad y responsabilidad y unidad de mando.
Su obra funciona como base de muchas organizaciones y empresas y se centra en tres aspectos fundamentales: la aplicación del proceso administrativo, los principios técnicos y la división del trabajo.
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Importancia del proceso administrativo
El proceso administrativo funciona como una guía simple y rigurosa mediante la cual una empresa u organización intenta lograr los objetivos propuestos de la forma más eficiente.
La aplicación de este proceso administrativo permite aprovechar la mano de obra y los recursos técnicos y materiales que posee una empresa. El proceso administrativo permite controlar de manera organizada los recursos y disponerlos de manera eficiente.
Este proceso puede ser aplicado en cualquier tipo de empresa y cada uno de los miembros de la organización debe conocer su rol dentro del proceso. La planificación y organización de los procesos administrativos suele ser el deber de los puestos jerárquicos cuyas funciones son menos técnicas y más administrativas.
Características del proceso administrativo
- Es utilizado en empresas y organizaciones para la correcta administración y utilización de los recursos.
- Sirve para organizar procedimientos y cumplir metas y objetivos.
- Debe estar alineado a los objetivos de la empresa y se busca que pueda ser aplicado de manera efectiva y simple.
- Sus fases están interrelacionadas y se pueden dividir en: mecánica (compuesta por la planificación y la organización) y dinámica (compuesta por la dirección y el control).
- El ciclo de sus fases se repite por cada objetivo propuesto. Son etapas cíclicas y repetitivas.
- Debe ser conocido por todos los miembros de la empresa.
- Puede ser aplicado en cualquier tipo o tamaño de empresa.
- Debe ser regulado por la cúpula administrativa de la organización.
Fases del proceso administrativo
1. PLANEACIÓN
La planeación es la primera etapa que debe ejercer el cuerpo administrativo de unaempresa. Aquí es donde serán previstos los objetivos y metasque deberá cumplir la empresa y losmétodosa llevar a cabo.
La relación entre el personal trabajador y el personal administrativo debe ser complementaria para el funcionamiento correcto de la empresa y el cumplimiento de sus objetivos.
En la planeación, se debe desarrollarun plan que contenga las diferentes actividades futurasque se van a realizar y dicho plan deberá implementarse en el plazo dispuesto.
Actividades de la planeación
- Predefinir los objetivos y metas que quieran lograrse durante untiempodeterminado.
- Pronosticar.
- Establecer unaestrategiacon sus correspondientes métodos y técnicas a llevar a cabo.
- Accionar frente aproblemasfuturos.
2. ORGANIZACIÓN
Luego de la planeación de los objetivos y actividades futuras a realizar para lograr las metas propuestas, el siguiente paso esdistribuir cada actividad entre los diferentes grupos de trabajo que componen una empresa.
Esto va a depender de las aptitudes físicas e intelectualesde cada trabajador y de los recursos que posee la empresa.La finalidad de laorganizaciónes asignar un objetivo a cada área de la empresa para que pueda ser cumplido con el mínimo degastosy con un grado de satisfacción máximo en cada empleado.
Actividades de la organización
- Hacer una selección detallada de los trabajadores indicados para el puesto indicado.
- Subdividir cada tarea en unidades operativas.
- Seleccionar una autoridad administrativa para cada sector.
- Proporcionar materiales y recursos útiles a cada sector.
3. EJECUCIÓN
Para la ejecución es necesaria la figura de ungerente capaz de dirigir,tomar decisiones, instruir y ayudar a los diferentes sectores laborales. En la ejecución se busca dar el primer paso en las actividades designadas a los grupos de trabajo para que sigan realizando esas actividades de manera periódica y eficaz.
Cada grupo trabajador está regido por normas y medidas que mejoran su funcionamiento.
Actividades de la ejecución
- Ofrecer uncaráctermotivador al personal.
- Recompensar a cada empleado con elsueldocorrespondiente.
- Estar atento a las necesidades de cada trabajador.
- Mantener unacomunicaciónestable entre todos los sectores.
4. CONTROL
La función de control tiene el papel degarantizar que la empresa esté encaminada hacia el rumbo del éxito. Si bien cada función puede ser realizada al pie de la letra, eso no garantizará que la entidad se incline hacia un camino económico positivo.
El control es una tarea administrativa que debe ser ejercida con profesionalidad y de forma transparente. El control de las actividades que se desarrollan en una empresasirve para analizar sus puntos altos y los puntos bajos.
Luego de obtener los resultados correspondientes, se podrán analizar las diferentes modificaciones que tendrán que llevarse a cabo para corregir aquellos puntos bajos.
Actividades de control
- Comparar los resultados obtenidos con los planes previamente hechos.
- Evaluar y analizar los resultados obtenidos.
- Iniciar las acciones de corrección correspondientes.
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