Ha estado planeando su evento por algún tiempo y finalmente puede ver la luz al final del túnel. Ahora es un buen momento para pensar en enviar una invitación al evento a sus invitados.
Lea esta guía para saber por qué las invitaciones a eventos son importantes, cómo escribirlas y cuándo enviarlas.
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1. ¿Qué es una invitación para un evento?
La respuesta puede parecer obvia, pero hay más invitaciones a eventos de lo que piensas. Lo que cuenta como una invitación para un evento informal no se valdrá para uno formal.
Entonces, ¿qué es lo apropiado?
¿Debería tomar una pluma estilográfica y escribir una invitación personalizada en una carta hecha a mano? ¿O es suficiente con simplemente etiquetar a personas en Facebook?
Su invitación debe reflejar el tema del evento. Debería hacer más que solo informar a las personas sobre los detalles prácticos. Debería ser parte del evento en sí mismo generando entusiasmo con anticipación.
Entonces, ya sea que opte por una invitación por correo o un rápido mensaje electrónico, debe coincidir con el tema general del evento.
2. Los diferentes tipos de invitaciones para eventos.
El formato de la invitación al evento es importante porque puede afectar las tasas de respuesta de sus destinatarios, así como su impresión del evento. Veamos los tres tipos de invitaciones para eventos.
1. Escritas a mano
Las invitaciones escritas se emiten tradicionalmente para eventos muy exclusivos, como bodas, galas y cenas formales.
Requieren tiempo, dinero y esfuerzo por parte del planificador de eventos. Esto las hace poco prácticos para grandes reuniones con cientos o miles de asistentes.
Debido a la exclusividad y el esfuerzo asociados con las invitaciones escritas, los destinatarios tienen más probabilidades de confirmar su asistencia (RSVP). Un sobre doble con su dirección mejorará aún más las tasas de respuesta.
Consejo: Lea esta guía sobre cómo dominar las invitaciones a eventos escritas a mano para obtener más detalles.
2. Impresas
Las invitaciones escritas se ven bien, pero las invitaciones para eventos impresas le brindan más opciones. Si se asocia a un buen diseñador gráfico o usa una plantilla online, entonces puede ser realmente creativo.
Las invitaciones impresas son más baratas de producir que las escritas, pero aún más caras que las invitaciones electrónicas. También son menos exclusivos que las invitaciones escritas, pero más que las invitaciones digitales.
Para que las invitaciones impresas parezcan exclusivas (y para solicitar a los destinatarios que confirmen su asistencia), puede incluir un sobre doble con su nombre cuando envíe las invitaciones al evento.
Consejo: Encuentre una impresora comercial que pueda imprimir su invitación al evento y hacerle justicia.
3. Digitales
Las invitaciones digitales para eventos, cualquiera sea la forma que adopten, son, por mucho, la opción más barata y rápida. Puede redactar un correo electrónico y enviarlo a todos sus asistentes a la vez con solo hacer clic en un botón.
Una forma aún más rápida es crear un Facebook event e invitar a personas a través de la plataforma. Puede marcar sus invitaciones digitales con sus gráficos de eventos para que sean más elaborados.
Las invitaciones electrónicas son menos formales, menos exclusivas y, por lo tanto, menos memorables y urgentes. Pero puede enviar recordatorios regulares y realizar un seguimiento fácil de las respuestas y la participación.
Consejo:Vea ejemplos de correos electrónicos de invitación para eventos e invitaciones a eventos en redes sociales para inspirarse.
3. Qué detalles incluir en su invitación para un evento
Su invitación para un evento debe responder a todas las preguntas relevantes que tendrán los asistentes. Estos incluyen qué, por qué, quién, cuándo y dónde de su evento.
La mayoría de las invitaciones a eventos incluirán los siguientes detalles:
- Nombre de la persona invitada
- Título y descripción del evento
- Nombre de anfitriones y organizadores
- Hora y fecha en que tendrá lugar
- Ubicación y como llegar
- Código de vestimenta
- Fecha límite de RSVP
Dependiendo del tipo de evento que esté planeando, es posible que también desee incluir información sobre estacionamiento, niños, adultos mayores, opciones gastronómicas y requisitos dietéticos especiales.
4. Cómo redactar una invitación a un evento
Su elección de lenguaje debe reflejar la formalidad del evento. Escriba de manera formal para eventos formales y use palabras casuales para eventos casuales.
Las invitaciones a eventos formales suelen utilizar un lenguaje como «Usted está cordialmente invitado a …» y «Solicitamos el placer de su empresa …»
Aquí hay algunos tipos de eventos que generalmente requieren una redacción formal:
- Seminarios Académicos
- Fiestas de Aniversario
- Ceremonias de premiación
- Almuerzos Empresariales
- Conferencias
- Ceremonias Oficiales
- Casas abiertas
- Fiestas de Retiro
- Ferias
- Bodas
Por supuesto, hay excepciones a la regla. Un almuerzo de negocios puede ser informal y una ceremonia de premiación puede ser irónica. Solo asegúrese de que la redacción coincida con el tema.
Las invitaciones para eventos casuales utilizan un lenguaje más directo, como «Únase a nosotros el próximo mes …» y «No se lo pierda …»
Aquí hay algunos ejemplos de eventos donde la redacción casual suele ser apropiada:
- Cenas Informales
- Celebraciones Navideñas
- Fiestas Pequeñas
- Fiestas Sorpresa
- Fiestas del Trabajo
Consejo: Mire estos ejemplos de redacción de invitación para eventos para ayudarlo a escribir la suya.
5. ¿Debería enviar siempre invitaciones paraa eventos?
No todos los eventos requieren una invitación, por lo que vale la pena considerar si incluso debería dedicarle tiempo. Muchos de nuestros lectores organizan clases, por ejemplo, que generalmente no requieren una invitación.
Luego están los eventos públicos, como desfiles y ferias comunitarias, que están abiertos a todos y simplemente anuncian los detalles prácticos en carteles en la ciudad y de manera online.
Estos son algunos ejemplos de eventos que no requerirán mucho en términos de invitaciones:
- Fiestas Casuales
- Clases
- Espectáculos de Comedia
- Eventos Comunitarios
- Conciertos
- Búsquedas de Tesoros
- Eventos Deportivos
- Eventos de Formación de Equipos
- Eventos de Bienestar
- Talleres
6. ¿Cuándo es el mejor momento para enviar invitaciones para eventos?
No hay reglas estrictas y rápidas sobre cuándo enviar las invitaciones oficiales, pero hay algunas cosas a tener en cuenta al hacerlo.
Cuanto más anticipadamente invite a las personas a un evento, menos probable será que estén ocupadas. Sin embargo, también es más probable que lo olviden para cuando el evento se desarrolle.
Por el contrario, su evento estará más fresco en la mente de las personas cuanto más cerca esté de la fecha. Pero también es más probable que ya hayan hecho planes para ese día.
Estos son algunos factores que influirán en el momento de enviar la invitación para su evento:
- Fecha: envíe invitaciones antes si su evento se lleva a cabo durante un tiempo ocupado, como un período de vacaciones.
- Ubicación: dé tiempo a las personas para reservar sus vuelos y alojamiento si está planeando un evento en el extranjero.
- Tamaño: anuncie grandes eventos, como conferencias y festivales, con mucha anticipación para que las personas puedan mantener sus horarios claros.
- Entradas: los eventos con entradas con opciones de reserva anticipada o un suministro limitado deben anunciarse con anticipación para dar a las personas la oportunidad de asegurar su boleto.
7. Ideas de invitación a eventos en las cuales inspirarse
Si desea ver cómo otros organizadores de eventos han creado las invitaciones para sus eventos, está de suerte. Hemos descubierto algunas ideas sorprendentes e inspiradoras que puede usar.
Eche un vistazo a estas ideas de invitación para eventos:
8. Plantillas de invitación para eventos
Si se siente listo para intentar crear sus invitaciones para eventos, no tema. No tiene que ser diseñador gráfico. Puede obtener una de las muchas plantillas gratuitas online.
Aquí hay algunas plantillas de invitación para eventos gratuitas que puede usar:
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¿Listo para enviar las invitaciones?
Ahora tiene todos los recursos que necesita para crear y enviar una gran invitación para un evento. La única pregunta ahora es ¿a quién invitará? ¿Y para qué?
